今回のブログでは、国内最大手のサイトコントローラーであるねっぱん！の業務効率化のノウハウをご紹介します。
以下のような悩みを抱えた宿泊事業者様には役に立つ内容だと思います。
- ねっぱん！を使って複数OTAで販売しているが、部屋割りは紙の台帳やエクセル、Googleカレンダーで管理している。
- 予約やチェックイン前に、ゲスト一人一人に手動でメールを送っている
- 清掃会社さんに予約状況が変わるたびに、逐一報告している。
- 直前予約やキャンセルメールに気づかず、現場が混乱している
- 電話予約があった際に、ねっぱん管理画面で在庫調整していて面倒
サイトコントローラーを使うと在庫や料金の一元管理が可能になるので、それだけで業務はだいぶ楽になりますが、さらに楽にする方法があります。
それはBeds24というPMSを使うことです。
今回お届けするノウハウはこちら
具体的にどんなPMSを使っているか？
ぼくらはBeds24という名前のPMSを使っています。
宿業のシステムに詳しい方ならBeds24のことをサイトコントローラーと認知しているかもしれません。
しかし、Beds24はサイトコントローラーでもあり、PMSでもあるんです。
ややこしいですね（笑）
サイトコントローラーにPMS機能が付属しているのか、
PMSにサイトコントローラー機能が付属しているのか、、
別にどちらでも良いのですが、要はねっぱん！（業界1位）や手間いらず（業界2位）はサイトコントローラー機能しかないのに対して、Beds24はサイトコントローラー機能もPMS機能も使えます。
で、このBeds24とねっぱん！を連携させて運営管理を行うわけです。
この場合、Beds24はPMS機能として利用し、サイトコントローラーの機能はねっぱん！側に譲ります。
ねっぱん！とBeds24を連携させるとどうなるか？
宿を開業して、ねっぱん！だけで予約管理をしている宿屋さんは多いと思います。
システムは複雑すぎて良く分からないですからね..
ここでは具体例を挙げながら、ねっぱん！とBeds24を連携させるとどうなるかメリットを5点抜粋して説明します。
1.カレンダー/部屋割りが自動化される
ねっぱん！とBeds24を連携させると、各OTAから入ってきた予約が自動でBeds24のカレンダー画面に登録されます。
↓↓こんな感じです。
カレンダー/部屋割りが自動化される
ゲストの名前をクリックすると、ゲスト情報（電話番号、住所、メールアドレス、宿泊料金、プランなど）が閲覧できます。
もちろん、これもすべて自動で入力されます。
↓↓こんな感じです。
予約情報の詳細
キャンセルの場合は自動的にカレンダーから削除されますし、予約変更があった場合は自動でカレンダー情報が書き変わります。
もし今まで手書きで紙の台帳で管理していたり、エクセルやスプレッドシートでコピペして管理していた人にとっては3倍楽に感じるはずです。
そしてなにより、人間が管理しないのでミスがありません。
2.メール自動送信機能がある
このBeds24というPMSには自動メール送信機能があります。
予約直後に送る「予約ありがとうメール」や、チェックイン直前に送る「チェックイン方法メール」、チェックアウト後に送る「滞在ありがとうメール」などをすべて自動で送ることができます。かつ、それらを一元管理できます。
そもそもねっぱん！にも自動メール送信機能ってあるじゃないですか？でも楽天や一休には送れないですよね？
詳細は省きますが、ある設定を行うと楽天トラベルや一休経由のゲストにも自動メール送信機能を使って自動メールを送ることができます。
3.清掃業者向けサブアカウント作成機能がある
Beds24には、サブアカウント作成機能があります。
IDとパスワードを分けて、たとえば外部の清掃会社さんが予約状況をリアルタイムに共有できる機能です。
このサブアカウントはさまざまな権限を変更することができます。
たとえば、料金やゲストの個人情報は見れないようにしたり、見れても変更できないようにしたりです。
このサブアカウントを作成し、IDとパスワードを清掃会社さんに渡してしまえば、清掃会社さん側で勝手に予約状況を把握してもらうことが可能になります。もし今まで、予約やキャンセル、変更などを逐一報告しながら、清掃業務の割り振りをしているのなら業務が劇的に改善されるはずです。
4.LINE自動通知機能がある
予約の管理をメールボックス中心に行なっている事業者がほとんどだと思います。
実際にぼくたちもGmailの機能をフル活用し、予約をさばいています。
とはいえ常に受信トレイに張り付いていることもできないので、その結果直前予約メールやキャンセルメールに気づかずゲストや清掃会社さんに迷惑かけたことないですか？
これは、Beds24とLINEを連携させる機能を使うことで解決できます。
これ意外と役に立つので、ぜひ使ってみてください。
↓↓こんな感じでLINE通知を飛ばします。
予約情報をLINE通知する方法
LINEグループをいくつか作成することで、LINEを飛ばす先とメッセージ内容もカスタマイズできます。
たとえば、清掃会社さんと一緒にLINEグループを作ります。
そこには直近1週間だけの予約やキャンセル通知を飛ばすなどです。
ここに詳細な設定方法が書いてあります。
5.電話予約や部屋ブロックが一発
ねっぱん！だけしか使っていないと電話予約を受けた時に、ねっぱんの管理画面に入って在庫の調整が必要です。もしくは、設備トラブルで部屋が使えなくなった際も、予約が入らないようにするために在庫を調整します。
これがBeds24を使うと一発で解決します。
Beds24の管理画面から電話予約の情報を入力するだけで、その予約情報がねっぱん！に伝わり在庫がマイナスになります。
同じように使えない部屋をブロックするという機能を使えば、一発で売り止めが効きます。（PMSの2way連携機能と呼びます）
PMSで売り止めする方法
細かいのですが、任意の日付をチェックイン不可にしたり、チェックアウト不可にすることも可能です。
（この機能はねっぱん！との連携では使えません。Beds24単体の利用時の機能です）
1つ1つの作業は難しくないですが、毎日毎日この作業をやっているとチリツモで神経すり減らさないですか？
Beds24とねっぱん！の連携料金はいくらするのか？
気になるのはPMSの料金だと思います。
一般的にはPMSってめちゃくちゃ高価なシステムじゃないですか。
大きなシティホテルやビジネスホテルが導入しているPMSは、初期導入費用だけで300万円とかします。
ちょっとありえない金額ですよね。
しかしBeds24はそんなに高くないです。
小規模施設向けのシステムであり、クラウド型だからです。
導入を真剣に考えている方は、以下のリンク先から概算の見積もりを出してみてください。
Beds24の見積もり
ざっくりですが、Beds24の利用料金は、たとえば1棟貸しの宿であれば4,000円/月くらいです。
これに数千円のねっぱんとの接続料金が加わります。
一方で、ねっぱん！側でもBeds24と連携するとPMSの2way連携費用が加算されます。
5室以下だと3300円です。（初期費用は11,000円）
ねっぱん！の2way PMS料金
なので仮に1棟貸しの宿とした場合、総合計として約15,000円ほど必要です。
4,000円（Beds24利用料） + 2,000円（ねっぱん！連携料金）+ 5,500円（ねっぱん！利用料）+3,300円（PMS 2way連携費用）
すでにねっぱん！だけ利用しているのであればプラスで1万円弱ですね。
どうですか？高いですか？
正直ここは判断が分かれるところだと思うんですが、僕の場合は、そもそも細かい作業が嫌いだし、手動でやることでミスも怖いし、空いた時間で集客の方に力を注ぎたいし、なにより家族の時間を持ちたいので1万円はとても安く感じます。
最後に
どうでしょうか？
今日は小規模事業者でも気軽に安価に使えるPMSであるBeds24をご紹介しました。
月々1万円で業務を自動化できるので、ねっぱん！しか使っていないのであれば、もう本当におすすめします。
このブログを読んで内容が不明な方は無料のzoom相談もやってます。
https://takuyayoshioka.com/contact/
それではまた！
